تنظیم سند راهبردی
اگر یک کسب و کار یا سازمان را به کشتی در یک دریای مواج تشبیه کنیم.
متوجه این نکته می شویم که چنانچه تمرکز ناخدای کشتی بر روی عملیات، یعنی افراشته نمودن بادبانها، ایجاد نظم، نظافت، رسیدگی به امور و سلامت کارکنان و لذت از حرکت کشتی در دریای مواج باشد و تمرکز خود را از روی نقشه و قطب نما بردارد.
مانند رها کردن کشتی بر روی دریایی پر تلاطم و مه آلود است.
و حتی اگر کشتی دارای امکانات و پتانسیل های زیادی باشد، اما بدون داشتن یک نقشه راه صحیح و جهت گذاری درست، هرگز به جایی نخواهد رسید و مطمئناً سرنوشت آن را امواج خروشان دریا مشخص می کنند.
که همانا سرگردانی، نقطه ای دور افتاده و یا درهم شکستن کشتی در شرایط طوفانی است.
بنابراین یک کسب و کار یا سازمان پیش از هر چیز جهت حرکت پر صلابت و مقتدرانه خود در جهت رشد و توسعه نیازمند داشتن نقشه راهی واضح و مشخص است.
نقشه ای که در آن، جهت، مسیر و نقاط هدف به درستی مشخص شده باشد. مهمترین بخش این حرکت مقتدرانه جهتی است که به سمت آن پیش می رویم.
ارزش ها
در نظر بگیرید، مراسم تجلیل با شکوهی با حضور همه بزرگان حوزه فعالیت شما، رقبا، متولیان و مسئولین، در حال برگزاری است و قرار است از سازمان شما به عنوان سازمان برتر، به دلیل سالها فعالیت مؤثر و دستاوردهای قابل تحسینش، تجلیل شود.
- دوست داشتید ، مجری این مراسم باشکوه ، چطور سازمان شما را معرفی می کرد؟
- دوست داشتید به چه ویژگی ها و دستاوردهایی اشاره می شد و بخاطر چه چیزی از سازمانتان تقدیر می شد؟
- دوست داشتید مسئولین در زمان سخنرانی خود چطور درمورد شما صحبت می کردند؟
- اگر خطابیه ای کوتاه از طرف مشتریانتان تهیه و در سالن خوانده می شد ، دوست داشتید حاوی چه جملاتی بود؟
- دوست دارید رقبای شما چگونه از شما یاد کنند؟
- کوتاه بنویسید ، کارمندان مجموعه در آن مراسم در مورد سازمانی که در آن فعالیت می کنند جه می گویند؟
پاسخ به پرسشهای فوق نیازمند تداعی آن صحنه و کلماتی است که دوست دارید از زبان افراد بشنوید.
پس از پاسخ به سؤالات ارزشهای سازمان خود را از قلب جملات استخراج کنید.
بطور مثال :
«این سازمان ارزش آفرین، تحول آفرین، متعهد بوده و با نوآوری و ایجاد تمایز، موجب افتخار ایران و ایرانی است»
بنابراین ارزش آفرینی ، نوآوری و ایجاد تحول و تعهد ارزشهایی است که از دل این جمله استخراج می شود.
حالا که روش تعیین جهت را می شناسیم، می بایست افقی که به سمت آن حرکت می کنیم را مشخص کنیم.
چشم انداز
- چشم انداز ، همان آینده مطلوب و افق وسیعی است که آرزوی رسیدن به آن را داریم.
- چشم انداز یا ویژن (vision) امید آفرین بوده و سازگار و مبتنی بر ارزش هاست.
- چشم انداز برانگیزاننده و الهام بخش است و فراهم آورنده زمینه تلاش .
- چشم انداز تجلی بخش تصویر آینده و یا به عبارتی هنر دیدن نادیدنی هاست .
- چشم انداز ،حال را به آینده پیوند زده و با ایجاد چالش در جهت رشد سازمان ،
یک سازمان با تدوین چشم انداز خود، در واقع زمینه ای برای تعیین اهداف را فراهم می کند. و با ایجاد افقی وسیع برای حرکت، تمامی منابع خود را در یک جهت متمرکز می نماید.
چند نکته در زمان تدوین چشم انداز می بایست مورد توجه قرار گیرد.
۱- در تدوین چشم انداز محدودیت وجود ندارد، چشم انداز سازمان ما مانند اهدفمان نقاط مشخص نیستند. بنابراین از به کار بردن کلمات و جملاتی که در آنها محدودیت و اعداد وجود دارد بپرهیزید.
۲- چشم انداز در بازه زمانی ده ساله تدوین می شود، بنابراین سخاوتمندانه و جاه طلبانه آن را تدوین کنید و به شواهد، جایگاه و امکانات امروزتان توجه نکنید.
۳- چشم انداز میبایست الهام بخش و برانگیزاننده باشد، و هر گاه آن را پیش روی خود قرار می دهید ، می بایست امیدآفرین بوده و شور و شوق درونیتان را برانگیزد.
۴- جملات چشم انداز تداعی گر آینده مطلوب شماست، اما برای پیوند زدن حال به آینده و ایجاد جنبش ذهنی آن را با فعل زمان حال تعریف کنید.
در زمینه ها و موارد زیر می توانید سند چشم انداز سازمان را مشخص کنید:
نوع فعالیت
دامنه فعالیت
جایگاه سازمان
ارتباطات سازمان
تأثیرات فعالیت سازمان
دیدگاه مخاطبان نسبت به سازمان
با در نظر گرفتن تعریف و ویژگی های چشم انداز و نکاتی که فرا گرفتید، در موارد فوق چشم انداز سازمانتان را تدوین کنید.
اکنون بخشی از سند راهبردی یا هویت استراتژیک سازمان شما مشخص شده و شما می توانید در دل هر چشم انداز یک یا چند هدف مهم برای رسیدن به آن جایگاه مطلوب را در بازه زمانی بلند مدت، میان مدت، و کوتاه مدت تعیین کنید.
اهداف
هیچ تیراندازی بدون داشتن هدف قادر نخواهد بود ، تیر خود را به هدف بزند.
وضوح مسیر و جزئیات نقشه راه، از این جا ، بیشتر می شود ، یعنی با تعیین اهداف ، راه و مسیر و اقدامات مشخص شده و از کلی گویی و سردرگمی خارج می شویم.
اگر میگوییم جهتمان سفر به شمال کشور است. (ارزشها) و چشم اندازمان جنگلی زیباست. در واقع دامنه رفتاری وسیعی برای حرکتمان مشخص کرده ایم که با این کلی گویی علی رغم داشتن تصویری از آینده باز هم برای حرکت دچار سردرگمی و حرکتی باری به هر جهت هستیم.
اما با تعیین اهداف حرکت ما به سمت چشم اندازمان دارای وضوح و برنامه ای مشخص خواهد بود.
بطور مثال حرکت از شهر اصفهان به سمت شمال ( ارزشها) ، جنگلهای زیبا ( چشم انداز) ، جنگلهای سیاهکل ( هدف بلند مدت ) ، شهر رشت (هدف میان مدت ) استراحتگاه مهر و ماه اتوبان کاشان ( هدف کوتاه مدت )
ما سرنوشت سازمان خود را با طراحی یک هویت استراتژیک از طریق تنظیم یک سند راهبردی مشخص می کنیم.
هدف در واقع خواسته دقیق ، شفاف و از پیش تعیین شده ای است که با تمام وجود می خواهید در آینده به آن دست یابید.
ویژگی اهداف
اهداف می بایست دارای ویژگیهای زیر باشند.
واضح و مشخص : اهداف سازمان میبایست دارای ماهیتی واضح و مشخص باشند و هرگونه ابهام را برطرف نمایند.
بطور مثال در زمینه تناسب اندام، ورزش برای رسیدن به وزن ایده آل متناسب با قد
قابل دستیابی: هر هدفی را مشخص می کنید می بایست بضاعت و پتانسیل دستیابی به آن را داشته و اساساً امکان دستیابی به آن بر اساس شرایط پیرامون، رقبا و وضعیت اقتصادی وجود داشته باشد.
بطور مثال قهرمانی مسابقات مستر المپیا برای مرد شصت ساله که تا به حال ورزش پرورش اندام نکرده یک هدف غیر ممکن و غیر قابل دستیابی است.
قابل اندازه گیری: اهداف خود را به گونه ای مشخص کنید که بتوانید پس از گذشت مدت زمان تعیین شده میزان دستیابی به آن را اندازه گیری نمایید.
مرتبط: اهداف سازمان می بایست در جهت ارزشها، مطابق با چشم انداز و متناسب با بضاعت، منابع و توانمتدی آن سازمان تعیین گردند.
زمان دار: برای اهداف زمانی مشخص در نظر بگیرید تا عاملی برای برنامه ریزی و حرکت ایجاد کنید تا به شما برای اندازه گیری میزان پیشرفتتان کمک نماید.
روش تعیین اهداف
در دل هر چشم انداز یک یا چند هدف مهم سازمان خود را در بازه زمانی ۳ تا ۵ ساله ( بلند مدت)
در کنار هر هدف موانعی که بر سر راه سازمان برای دستیابی به آن هدف وجود دارد را پیش بینی و بنویسید.
در کنار هر هدف منافع سازمان پس از دستیابی به آن هدف را بنویسید.
پس از تعیین اهداف بلند مدت ، از بین آنها سه هدف مهم خود را الویت بندی کنید.
حال در دل هر هدف بلند مدت یک یا چند هدف ۱ تا ۳ ساله (میان مدت)
در دل هر هدف میان مدت یک یا چند هدف کوتاه مدت ۶ ماه تا یکساله تعیین کنید.
برای اهداف کوتاه مدت برنامه ریزی کنید و استراتژی های مشخصی (روش مشخص) برای رسیدن به آن اهداف تعیین کنید.
چه اقداماتی برای دستیابی به اهدافتان باید انجام دهید.
الگویی موفق در حوزه مرتبط یا غیر مرتبط با زمینه فعالیت خود بیابید و با استفاده از تجربیات و اقدامات آن الگو ، مدل رفتاری مخصوص خود را ایجاد کنید.
حال که سند راهبردی شما مشخص گردیده و مانند نقشه راه می تواند به شما در پیدا کردن جهت و مسیر صحیح کمک کند وقت آن رسیده با توجه به ارزشها و چشم انداز سازمان خود ، جایگاهی که می خواهید مخاطبان شما را در آن ببینند را به طور واضح تری مشخص کنید.
جایگاه سازی:
چند عامل مهم در جایگاه سازی سازمان وجود دارد که در نظر گرفتن همه آنها ضروری است.
۱- ارزشها ، چیستی و فلسفه وجودی یک سازمان نقش مهمی در جایگاه آن سازمان دارد.
هویت و شخصیت سازمان ما نقش مهمی در انتخاب جایگاه ما در نزد بازار، رقبا و مخاطبانمان دارد.
- ارزشهای پایه ای سازمان خود را مجددأ بنویسید.
- فلسفه وجودی سازمان خود را مشخص کنید.
- ویژگی های مهم و شخصیت سازمان خود را تعریف کنید.
۲- پرسونای مخاطب یکی دیگر ازعوامل مهم برای در نظر گرفتن جایگاه یک سازمان است.
شخصیت و هویت افرادی که ما قصد ارائه محصول و خدمتمان را به آنها داریم از طریق سؤالات زیر شخصیت مخاطبان خود را مشخص کنید.
- مخاطبین ما چه کسانی هستند و دارای چه شخصیتی هستند؟
- نقطه ایده ال و مهمترین آرزوی مخاطبین هدف ما در مورد کسب و کارشان چیست ؟
- آنها چه ترسهایی دارند ؟ چه چیزی بیشترین آسیب را به آنها می زند ؟
- چه چیز بیش از هر چیز آنها را خوشحال می نماید؟
۳- اقیانوس آبی ، بخشی از بازار است که در آن رقابت کمتر بوده ، حاشیه سود بیشتر و امکان رشد و حرکت به سمت اهداف برای ما بیشتر است ، برای تشخیص این بخش از بازار خود به سؤالات زیر پاسخ دهید ؟
- کدام بخش از بازار هست که تا بحال به آن توجه نشده ؟
- کدام نیاز مخاطبین بدرستی در نظر گرفته نشده است؟
- کجا و در کدام بخش رقابتی وجود ندارد و افراد کمتری در آن حیطه حضور دارند؟
۴– بازار کنج ، بخشی از بازار که مخاطبان خاص و کمتری دارد اما نوع فعالیت و خدمات شما را متمرکز و تخصصی نموده و موجب دیده شدن سازمانتان در یک حوزه خاص می شود در این گونه بازارها رقابت کمتر و به دلیل ارائه خدمات و محصولات به مخاطبین خاص و با کیفیت ، نحوه فعالیت شما باعث سرعت رشد شما و حرکتتان به سمت اهداف سازمان می شود.
- کدام بخش از مخاطبان ، الویت اول و مخاطبان پرسود هستند؟
- چه نوع خدمات و محصولات تخصصی می توانیم به این مخاطبان ارائه کنیم؟